ICE endurece las reglas I-9, lo que aumenta el riesgo de auditoría para los empleadores

Los empleadores tienen menos espacio para corregir errores de papeleo durante las auditorías migratorias.

Una actualización reciente del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos (ICE) cambia la forma en que se cometen errores en Formulario I-9 son tratados durante las inspecciones. Más errores ahora cuentan como “sustantivos”, lo que significa que pueden desencadenar multas de inmediato en lugar de ser corregidos después del hecho.

Por qué esto es importante

Cuando ICE inicia una inspección, los empleadores tienen tres días hábiles para entregar el Formulario I-9 y los registros relacionados, incluyendo datos de nómina y listas de empleados.

• Las infracciones técnicas aún se pueden corregir dentro de los 10 días hábiles
• Las violaciones sustantivas no pueden ser reparadas y pueden dar lugar a sanciones

Las multas por violaciones sustantivas oscilan entre $288 a $2,861 por formulario. Para las empresas con una gran fuerza de trabajo, los pequeños errores en muchos formularios pueden sumarse rápidamente.

ICE también ha aumentado su uso de las inspecciones I-9 en los últimos años, con un enfoque en industrias como la construcción, la agricultura, la manufactura y la hospitalidad.

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Lo que cambió

Ahora se incluyen más errores en la categoría sustantiva, incluidos los problemas en todas las secciones del formulario.

Sección 1

• Falta fecha de nacimiento
• Falta la fecha junto a la firma del empleado
• Falta USCIS o número A donde sea necesario
• Falta la fecha de vencimiento de la autorización de trabajo

Sección 2

• Falta el nombre y el título del empleador o representante
• Falta la fecha de contratación en la atestación
• Detalles incompletos del documento, incluso si existen copias

Suplemento A

• Falta información del preparador o traductor

Suplemento B

• Falta la fecha de recontratación

Otras cuestiones

• Usando el formulario en español fuera de Puerto Rico
• Uso inadecuado de los procedimientos de verificación remota
• Brechas en los sistemas electrónicos I-9, incluidas las pistas de auditoría y las firmas electrónicas

Algunos errores siguen siendo técnicos y aún pueden corregirse, como usar una versión de formulario obsoleta o omitiendo ciertos campos no críticos.

Lo que los empleadores deben hacer ahora

Este es un buen momento para revisar su proceso I-9 antes de que ocurra una inspección.

Concéntrese en algunos pasos prácticos:

• Revisar los formularios existentes para detectar errores que ahora se consideran sustantivos
• Vuelva a capacitar al personal de recursos humanos para completar cada campo con precisión
• Verificar que los sistemas electrónicos I-9 cumplan con los requerimientos de cumplimiento de normas
• Confirme la inscripción de E-Verify si utiliza la verificación remota
• Establecer un plan claro para manejar una inspección ICE

Una vez que comienza una auditoría, el resultado se establece en gran medida por lo que ya está archivado.

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